Integritetspolicy

1 Allmänt

1.1 Spacescape AB (organisationsnummer 556613-7385) och IVL Svenska Miljöinstitutet (organisationsnummer 556116-2446) (”Vi”, ”Oss”) tillhandahåller webbplattformen Klimatkalkylen (”Tjänsten”). Klimatkalkylen är ett verktyg för att beräkna planers klimatpåverkan (översiktsplaner, planprogram, detaljplaner men även tidiga planskisser utan formell status). Tjänsten tillhandahålls via www.klimatkalkylen.com efter ingånget avtal med organisation.

1.2 Med organisation menas här den organisation som beställt webbplattformen (”Organisation”). Med godkända användare av Tjänsten (”Användare) avses medarbetare inom organisationens som via organisationens superadministratör fått ett eget användarkonto alternativt underkonsulter till organisation under abonnemangsperiod som fått i uppdrag av organisationen att genomföra klimatkalkyler. Superadministratör (”Superadministratör”) är den medarbetare som via inloggning själv kan skapa nya användarkonton.

1.3 Vi värnar om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror Oss dina personuppgifter. Därför har Vi upprättat den här policyn. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur Vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet.

1.4 Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur Vi behandlar dina personuppgifter, vad Vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

1.5 Definitionerna i denna Personuppgiftspolicy ska tolkas i enlighet med Dataskyddsförordningen (förordning 2016/679) (GDPR) och nationella implementeringar och övrig tillämplig nationell lagstiftning, inklusive Lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning.

2 Vi är personuppgiftsansvariga

2.1 Vi ansvarar för de personuppgifter som behandlas om dig. Vi är därför personuppgiftsansvariga för dina personuppgifter.

3 Vilka uppgifter samlar vi in om dig – och varför?

3.1 Vi strävar efter att behandla så få personuppgifter som möjligt om dig. Det innebär att Vi inte samlar in fler personuppgifter än nödvändigt för att kunna ingå eller fullgöra avtal med dig. För att kunna ingå samt fullgöra avtal behöver Vi information om förnamn, efternamn och e-postadress för individuella användare inom den organisation som abonnerar på verktyget Klimatkalkylen. Vi får inte tillgång till dina personuppgifter på annat sätt än genom ditt tillhandahållande av uppgifterna till Oss.

3.2 Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla dig våra tjänster och produkter, dvs. endast för att ingå eller fullgöra ett avtal med dig som kund.

3.3 Vi delar inte information om vilka som använder Tjänsten med andra medarbetare mer än det totala antalet användare och antal organisationer.

3.4 Vi kommer att behandla nedanstående personuppgifter om dig (”Personuppgifter”), för att utföra och leverera våra tjänster och bedriva Plattformen.

3.5 Följande personuppgifter kan behandlas när du använder Plattformen som ”Användare”:

1. Namn (förnamn och efternamn)
2. Telefonnummer
3. E-post

Vi kommer att behandla Personuppgifterna ovan med syfte att:

1. kunna tillhandahålla, tillgängliggöra och administrera Tjänsten
2. analysera din användning av Tjänsten i syfte att utveckla Plattformen och förbättra din upplevelse av Plattformen;
3. informera dig om uppdateringar av Tjänsten;
4. kunna marknadsföra Tjänsten;
5. skydda Tjänstens rättigheter, egendom och säkerhet och eventuell tredje parts egendom och säkerhet.

4 Hur skyddar vi dina personuppgifter?

4.1 Din säkerhet är viktig för Oss. Därför har Vi vidtagit lämpliga tekniska, organisatoriska och administrativa säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter från obehörig åtkomst och annan otillåten behandling.

5 Vilka lämnar Vi ut dina uppgifter till?

5.1 Vi lämnar inte ut dina uppgifter till andra företag eller organisationer om det inte krävs enligt lag eller är nödvändigt för att utföra våra lagstadgade eller avtalsenliga förpliktelser gentemot dig.

5.2 Vi kan lämna ut dina personuppgifter till någon av våra samarbetspartners, leverantörer eller underleverantörer, men endast om det behövs för att Vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter i förhållande till dig som kund. Vi lämnar aldrig ut fler personuppgifter än vad som är nödvändigt.

5.3 När det krävs enligt lag kan Vi behöva lämna ut dina uppgifter till myndigheter och andra organisationer. Vi kan också behöva lämna ut dina uppgifter om det är nödvändigt för att utöva, fastställa eller bevaka våra rättsliga anspråk.

5.4 Vi lämnar aldrig ut dina personuppgifter till andra företag eller verksamheter för marknadsföringsändamål.

6 Med stöd av vilka rättsliga grunder behandlar vi personuppgifter om dig?

6.1 Vi behandlar endast de personuppgifter Vi behöver för att Vi ska kunna utföra våra tjänster eller leverera våra produkter till dig, dvs. när Vi ingår eller fullgör avtal med dig. I den mån Vi behandlar ytterligare uppgifter kommer Vi att inhämta ditt samtycke eller säkerställa att behandlingen är tillåten med stöd av annan rättslig grund.

7 Hur länge behandlar vi dina personuppgifter?

7.1 Vi sparar uppgifter om individuella användare av verktyget under den tid som avtalet med dig gäller och under en skälig tid därefter. Det innebär i de allra flesta fall att Vi inte sparar användarnas personuppgifter under längre tid än ett år från och med avtalets upphörande, men under vissa förutsättningar kan Vi behålla dina uppgifter under en längre tid än så. Det gäller exempelvis när det krävs enligt lag eller när uppgifterna kan behövas för att fastställa, utöva och bevaka rättsliga anspråk.

8 Dina rättigheter

8.1 När Vi behandlar personuppgifter om dig har du som registrerad flera rättigheter. Du har rätt att när som helst ta kontakt med Oss gällande dessa, och om du vill utöva någon av rättigheterna som beskrivs nedan når du Oss enklast på info@klimatkalkylen.com.

8.2 Utövandet av dina rättigheter är kostnadsfritt. Vi besvarar i regel din begäran om registerutdrag och radering av dina personuppgifter inom 30 dagar. De åtgärder som du begärt utförs inom rimlig tid som beroende på omständigheterna kan vara upp till tre (3) månader. Vi förbehåller Oss rätten att vid orimlig eller uppenbart ogrundad invändning eller begäran ta ut en skälig avgift för åtgärden.

8.3 Vi förbehåller Oss rätten att vidta lämpliga skydds- och säkerhetsåtgärder i syfte att säkerställa att du är den du utger dig för att vara när du tar kontakt med Oss. Om du inte kan visa din identitet på ett trovärdigt sätt är det inte säkert att Vi kan tillmötesgå din begäran.

8.4 Tillgång till personuppgifter: Du har rätt att få veta vilka personuppgifter Vi behandlar om dig. Om du vill veta det kan du få ett sammanställt registerutdrag av Oss som innehåller de personuppgifter Vi behandlar om dig.

8.5 Rättelse och radering: Om Vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt eller om Vi inte längre behöver uppgifterna har du rätt att få dem raderade. Om uppgifterna är ofullständiga har du rätt att få dem kompletterade. Tänk på att det inte är säkert att Vi kan utföra våra tjänster till dig om du begär att få dina personuppgifter raderade.

8.6 Dataportabilitet: Under vissa omständigheter har du rätt att få de uppgifter vi behandlar om dig i ett allmänt, skriftligt, maskinläsbart och strukturerat format. Detta har du rätt till beträffande de personuppgifter som du själv har lämnat till Oss och som vi behandlar med stöd av ditt samtycke eller när personuppgifterna krävs för att ingå eller fullföra avtal med dig.

8.7 Begränsning av behandling: Under vissa förutsättningar har du rätt att begära att Vi ska begränsa vår behandling av dina uppgifter. Det innebär att Vi markerar uppgifterna så att Vi i framtiden endast behandlar dem för vissa särskilda syften. Det är inte säkert att Vi kan tillhandahålla dig våra tjänster om vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter.

8.8 Rätt att göra invändningar: Du har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som utförs i syfte utföra en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning. Vi behandlar inte dina personuppgifter för något av dessa ändamål eller enligt någon av dessa grunder. Du kan därför inte rikta några invändningar mot vår behandling enligt denna grund.

8.9 Rätt att inge klagomål: Du har rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att Vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt.

9 Rättslig grund

9.1 Samtycke (art. 6.1(a) GDPR): Genom att acceptera våra användarvillkor vid inloggning samtycker du till behandlingen av Personuppgifter enligt denna Personuppgiftspolicy.

9.2 Fullgörande av avtal (art. 6.1(b) GDPR): Vi behandlar dina Personuppgifter för att kunna ingå ett avtal med dig (våra användarvillkor) och uppfylla våra förpliktelser enligt avtalet.

10 Tredjeparts-leverantörer

10.1 Vi delar och överför dina Personuppgifter till tredje part för lagring. I de fall dina Personuppgifter är föremål för överföring utanför EU/EAA garanterar Vi att adekvata säkerhetsåtgärder är vidtagna för en sådan överföring i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

11 Svar på en rättslig begäran och motverkande av skada

11.1 Vi kan ge tillgång till, behålla och dela dina Personuppgifter som svar på en rättslig begäran (så som en husrannsakan, domstolsbeslut, föreläggande eller liknande), eller när det är nödvändigt för att upptäcka, förebygga och bemöta bedrägeri och annan illegal aktivitet, för att skydda Oss själva, dig och andra användare, som en del av undersökningen.

12 Cookies, pixels och annan teknologi

12.1 Vi sparar dina Personuppgifter under den tiden det behövs för att kunna utföra våra tjänster.

13 Lagring

13.1 Vi förbehåller Oss rätten att ensidigt ändra villkoren i denna Personuppgiftspolicy från tid till annan. Om ditt samtycke erfordras på grund av ändringarna, kommer Vi ge dig ytterligare meddelande om detta efter vad som är lämpligt beaktat omständigheterna, och be om ditt samtycke i enlighet med tillämplig dataskyddsreglering.

14 Ändringar

14.1 Användaren har rätt att när som helst under abonnemangsperioden ställa tekniska frågor till Oss via webbplattformens kontaktformulär. Om frågor kan besvaras via användarmanualen kommer Vi i första hand referera till denna. I andra fall kontaktar Vi så snabbt det är möjligt användaren via mejl (senast tre arbetsdagar efter att användarens kontaktat Oss). Frågorna ligger till grund för vidare uppdatering av användarmanualen så att denna till så stor del som möjligt kan användas för att besvara uppkomna frågor om användningen av verktyget.

14.2 Kontaktuppgifter:

Spacescape AB

Östgötagatan 100, 116 92 Stockholm, Sverige
Org nr: 556613-7385

IVL Svenska Miljöinstitutet

Aschebergsgatan 44, 411 33 Göteborg, Sverige
Org nr: 556116-2446